Organisatiepsycholoog Kilian Wawoe deelt de nieuwste inzichten uit de wetenschap over de actuele thema's: thuiswerken, de kantoor tuin en (beoordelings-)gesprekken. De centrale vraag hierbij is: wat kunnen we leren van de huidige situatie? Kilian kijkt vooruit: hoe zien werken organisaties er uit in de toekomst, post-coronatijdperk.
Thuiswerken: veel vrijheid? Of toch niet?
Juist in tijden van crisis schieten organisaties in de overlevingsstand en gaat taakgericht werken op de voorgrond staan. Dit zien we met name bij leidinggevenden en teamleden die de focus in de communicatie vooral leggen op wat er gedaan moet worden. Het sociale stuk lijkt meer naar de achtergrond te verdwijnen. Bij medewerkers zien we dat sommige mensen juist tot hoge productie kom en als zij thuiswerken, terwijl dit bij anderen moeilijker gaat. Het thuiswerken en het online contact hebben i.p.v. het eerdere fysieke contact, blijkt op allerlei manier en impact te hebben op mensen, hun motivatie en hun energie. Dit kun je het beste begrijpen door de drie bekende motivatoren er bij te halen: de behoefte aan autonomie, verbondenheid en groei. De mate van deze behoeftes verschilt per persoon, maar om gemotiveerd te blijven is een meer of mindere vervulling van die behoeftes noodzakelijk.
- Bij autonomie gaat het bijvoorbeeld om de ruim te om het werk zelf zo in te richten op een manier die bij een per soon past. Veel mensen zijn vanuit hun behoefte aan autonomie positief over het thuiswerken om dat zij de ruim te en de vrijheid voelen om zelf hun werk en tijd in te vullen. Wat daar bij opvallend is, uit recent onder zoek van Ella Hafermalz (Vrije Universiteit Amsterdam , 2020) blijkt dat thuiswerker s liever op afstand geobserveerd worden door hun werkgever, dan dat ze genegeerd worden. Dit komt voort uit de menselijke behoefte om gezien te willen worden. Voor de motivatoren groei en verbondenheid blijkt thuiswerken overigens minder positief uit te pakken. Dit komt door meerdere dingen.
- De motivator verbondenheid is voor de een belangrijker dan voor de ander , maar in feite is deze behoefte inherent aan wie we zijn: een mens met sociale behoeftes die leeft in zijn of haar omgeving. Maar wat gebeurt er als mensen ineens in grote getale thuis kom en te zitten? Met een troebele werk- en privébalans? Met vooral online en weinig of geen fysieke ontmoetingen? Als we bijvoorbeeld kijken naar videobellen en ver bonden blijven: mensen blijken videobellen veel vermoeiender te vinden dan vergaderingen in het echt om dat ze de hele tijd “aan” moeten staan. Waarom ? Om hun gesprekspartners te laten zien dat zij geïnteresseerd zijn en daar bij ook steeds moeten screenen of hun gesprekspartners dit ook nog zijn. In een fysieke omgeving lezen mensen elkaars lichaamstaal automatisch. Nu moet daar veel meer voor gewerkt worden.
- Blijven groeien, blijven ontwikkelen blijkt een andere belangrijke motivator te zijn. Dit geldt voor individuen, maar juist ook in teams. Mensen ontwikkelen zich juist in relatie tot hun omgeving. De gesprekken en het samenwerken zelf, is bij thuiswerken heel anders door het verschil in online contact en elkaar in het echt ontmoeten. Dat brengt ons op het volgende onderwerp: (beoordelings- ) gesprekken.
- Taakgerichte aansturing gaat beter als er wordt voldaan aan de voorwaarde van vertrouwen, als mensen elkaar al kennen, als team . Dan is er meer evenwicht en gelijkwaardigheid.
- Emotioneel contact gaat slechter , om dat de manier van communiceren online minder goed werkt dan in real life. Dat kom t door het ontbreken van goede non- ver bale signalen als lichaamstaal.
- Digitaal contact blijft, maar is intensiever. Waarom ? Om dat je steeds op scherp moet staan, om jezelf als actief en geïnteresseerd te presenter en aan jouw gesprekspartner(s).
Coaching én beoordelingsgesprekken?
Werknemers én leiders worden door de omslag naar op afstand (samen)werken uitgedaagd. Ineens moet je allerlei vaardigheden in huis hebben die tot voor kort minder of niet nodig waren. Bijvoorbeeld leraren die nu ineens heel goed met online tools moeten kunnen om gaan. Lang niet ieder een is in
staat om deze omslag te maken. Dit heeft niet alleen effect op hun motivatie, maar brengt werkgevers ook in een bijzondere positie.
Coaching van werknemers wordt in de post-coronatijd daar om nóg belangrijker ! Onder prestaties moeten besproken worden. En als je nieuwe mensen aanneemt, zou je niet meer moeten kijken naar de eisen van de periode t/m m aar t 2020, je zou moeten kijken naar wat de eisen zijn waar zij aan moeten voldoen voor de periode vanaf maart 2021. Kijk voor uit, wees voorbereid!
Wees ook bewust van de spanningen die er zullen optreden bij de mensen in jouw huidige team s. We kom en in een periode van schaar ste w aar er m eer mensen dan banen zullen zijn. Conflicten liggen op de loer . Mensen schatten zichzelf hoger in, zo blijkt. Er ontstaan spanningen tussen mensen: wat ben jij waard? Om nu met targets en flexibele beloningen te gaan werken, is lastig. Mensen denken dat zij recht hebben op zaken.
Wat kunnen we leren van nu, van deze bijzondere tijd?
- Coaching is nodig, maar hiervoor heb je afgesloten ruimtes nodig voor mensen, voor teams. Die zullen moeten worden ingericht en in de plaats kom en van de oude kantoortuin, want deze is op zijn retour.
- Taakgerichte taken kunnen voor een deel juist heel goed thuis worden verricht, maar voor de motivator groei is echte interactie op regelmatige basis belangrijk.
- Als mensen elkaar zien, dan ook echt contact. Er zal dieper en bewuster contact zijn.
Tenslotte, geeft Kilian nog mee: dit is een kans. Van ons eerder individuele systeem naar een synergie. We hebben nog nooit eer der zo’n grote proeftuin, zo’n grote kans gehad om het w er k echt ander s te gaan inrichten.
Tips om zelf aan de slag te gaan!
- Een grote demotivator is het stopzetten van projecten. Zorg voor een goede debriefing: bespreek wat er geleerd is van het project. Het gaat om waar de hechten aan de inspanning die er geleverd is.
- Zie deze periode als een kans om juist te zorgen voor verdieping in jouw mensen. Wat leeft er, wat hebben mensen nodig om optimaal te kunnen werken. Richt het werk zo in dat het meer past bij mensen, in plaats van omgekeerd. Dat kan betekenen dat meer thuiswerken juist effectief is. Sta hiervoor open, denk in mogelijkheden.
- Neem als leider afstand van het normale patroon, ga bewust na of besprekingen mogelijk veel meer online kunnen. Waarom zou je mensen in de file laten rijden als het anders kan.
